Web Conferencing

Was ist eine Web-Conferencing?

Web Conferencing ist eine Form der Echtzeit-Zusammenarbeit (Real Time Communication, Real Time Collaboration, RTC). Synonym werden oft die Begriffe Web Conference, Web Konferenz, Online Conference, Online Konferenz und Online Meeting benutzt.
In einer Web Conference sehen alle Teilnehmer einer Web Konferenz über das Internet denselben Inhalt. Einfache Web Conferencing Systeme laden zu diesem Zweck als Bilder abgespeicherte Folien bzw. Screenshots auf einen zentralen Server und stellen diese Bilder zum Download über einen Browser bzw. eine Verbindungssoftware zur Verfügung. Moderne Web Conferencing Systeme fokussieren sich inzwischen auf die Übertragung von Bildschirminhalten in Echtzeit (auch bekannt unter der Bezeichnung Desktop Sharing, Application Sharing, Screen Sharing und Bildschirmübermittlung).

Welche Vorteile bietet Web-Conferencing?

Der Hauptvorteil von Web Conferencing ist die Einsparung von Reisezeit und Reisekosten. In der heutigen Arbeitswelt sind Besprechungen an der Tagesordnung. Durch die starke Arbeitsteilung ist eine ständige Kommunikation zwischen Team-Mitgliedern sowie externen Beteiligten notwendig. Da die meisten Unternehmen heutzutage aber nicht mehr nur lokal tätig sind, sondern überregional oder sogar weltweit Geschäftsbeziehungen unterhalten, ist eine effektive Kommunikation der beteiligten Personen notwendig.
Ein persönliches Treffen vor Ort ist sicherlich eine effektive Kommunikationsmethode, allerdings in der Regel verbunden mit erheblichen Kosten. Diese Kosten setzen sich einerseits durch die tatsächlichen Ausgaben für Transportmittel (Bahn, Flugzeug, Auto) und Besprechungsräumen zusammen, andererseits aber auch durch die Zeit die den Beteiligten durch Anreise und Abreise verloren geht. Letzteres ist in vielen Fällen der größere Kostenblock, wenngleich dieser oft nicht explizit in die Kalkulation einbezogen wird.
Web Conferencing nutzt das Internet und moderne Software-Technologie um dieses Problem zu lösen. Web Conferencing Systeme ermöglichen Personen an verschiedenen Orten die virtuelle Zusammenarbeit in Echtzeit – ohne Reisen. Neben der sofortigen Einsparung von Kosten und dem Zeitgewinn, unterstützt Web Conferencing auch indirekt den Umweltschutz, denn weniger Reisen bedeutet auch weniger CO2-Ausstoß. Somit ist die Nutzung von Web Conferencing Tools auch umweltfreundlich (Green IT).

Die Web Conferencing Software BeamYourScreen

Nachfolgend wollen wir Ihnen die Web Conferencing Lösung aus dem Hause BeamYourScreen und die wesentlichen Funktionen (Features) und Vorteile vorstellen.

Web Conferencing Software muss einfach nutzbar sein.

An den Computer-Arbeitsplätzen in Unternehmen arbeiten nicht nur Informatiker und IT-Spezialisten, sondern oftmals Menschen, die nicht unbedingt ein abgeschlossenes Informatikstudium haben. Aus diesem Grund ist das allerwichtigste Kriterium beim Kauf einer Web Conferencing Lösung die Bedienerfreundlichkeit. Eine mit Funktionen überladene Softwarelösung bringt Ihnen und Ihrem Unternehmen nichts, wenn sie nicht von den Anwendern benutzt wird. Hier wurden in der Vergangenheit viele Fehler gemacht. Anbieter von Web Conferencing haben versucht, sich durch möglichst lange Feature-Listen von Konkurrenzprodukten abzuheben und immer mehr Einstell- und Konfigurationsmöglichkeiten zu schaffen. Diese überladenen Tools haben letztlich dazu geführt, dass kein normaler Anwender die Software verstanden und genutzt hat.
Aus diesem Grund und aus der Überzeugung heraus, dass die wahre Kunst im Produkt-Design die Einfachheit ist, hat BeamYourScreen eine Web Conferencing Lösung entwickelt, die von jedem innerhalb weniger Minuten benutzbar ist. Bei der Gestaltung der Benutzeroberfläche wurde darauf geachtet, dass alle Funktionen intuitiv verständlich sind und immer nur die Möglichkeiten zur Auswahl angezeigt werden, die für den Nutzer relevant sind.

Einfache Verbindungsmöglichkeiten für Teilnehmer.

Wenn Sie eine Web Konferenz durchführen wollen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Teilnehmer einfach an der Online Konferenz teilnehmen können. In diesem Punkt gibt es wesentliche Unterschieden zwischen den einzelnen Anbietern. Ältere Systeme basieren auf Java-Technologie, das heißt Ihre Teilnehmer benötigen Java, um an Ihrem Online Meeting teilzunehmen. Da in vielen Unternehmen Java nicht installiert oder explizit deaktiviert wurde, besteht das Risiko, dass Teilnehmer an Ihrer Web Conference nicht teilnehmen können.
Die Produkte anderer Anbieter basieren auf Flash. Obwohl Flash heutzutage eine hohe Verbreitung hat, können Sie nicht sicher sein, dass Ihre Teilnehmer einen Browser mit Flash-Unterstützung haben. Außerdem unterstützt Flash nicht alle Möglichkeiten, um aktiv an einer Konferenz teilzunehmen. In vielen Fällen muss deshalb während einer Web Konferenz nachträglich ein Softwareprogramm installiert werden, das Zusatzfunktionen wie Desktop Sharing ermöglicht.
Damit sich Ihre Teilnehmer einfach und schnell mit Ihrer Konferenz verbinden können, hat BeamYourScreen ein Verbindungsprogramm entwickelt, da sowohl auf allen gängigen Windows-Computern als auch auf Mac Betriebssystemen funktioniert. Dieses Verbindungsprogramm muss nicht vorher installiert werden, sondern wird bei Teilnahme an der Konferenz über eine Webseite gestartet. Als Alternative zum Verbindungsprogramm bietet BeamYourScreen außerdem einen Browser-basierten HTML-Viewer an (Web-Login), der die Teilnahme an einer Konferenz als Zuschauer ohne Java und ohne Flash ermöglicht.

Wichtige Funktionen: Präsentatorwechsel, Applikationsauswahl, Zeigepfeil und Zoom.

Die wirklich wichtigen Funktionen in einer Web Conference sind Präsentatorwechsel, Applikationsauswahl, Zeigepfeil und Zoom. Der Präsentatorwechsel ist wichtig, weil während einer Konferenz in vielen Fällen unterschiedliche Personen präsentieren wollen. Die Applikationsauswahl stellt sicher, dass nur die relevanten Bereiche des Bildschirms übertragen werden; Applikationsfenster mit vertraulichen Inhalten werden ausgeblendet und sind für die anderen Teilnehmer unsichtbar.
Zur einfachen Illustration während einer Besprechung werden normalerweise ein Zeigestab oder einfach ein Finger benutzt. Da dies virtuell nicht möglich ist, benötigen die Zuschauer einer Konferenz die Möglichkeit über einen Zeigepfeil auf einen Bereich des Bildschirms des Präsentators zu zeigen. Der Präsentator will im Gegenzug seinen Mauszeiger anzeigen bzw. über ein Whiteboard bestimmte Inhalte hervorheben. Letztlich ist auch wichtig, dass die einzelnen Teilnehmer, die oft unterschiedliche Bildschirmauflösungen haben, sinnvoll miteinander zusammenarbeiten können. Dies wird durch eine automatische Zoom-Funktion gewährleistet, die den Bildschirminhalt des Präsentators so skaliert, dass dieser auf den jeweiligen Bildschirmen der Teilnehmer optimal dargestellt wird.
Die Web Konferenz Lösung BeamYourScreen erfüllt die Anforderungen vollumfänglich und verfügt über alle oben genannten Funktionen.

BeamYourScreen ist ein Web Conferencing System, das sich durch besonders einfache Nutzung von komplizierten Systemen unterscheidet. Bei der Konzeption wurde darauf geachtet, dass kein Softwareprogramm vorab installiert werden muss und dass alle wesentlichen Funktionen bereitgestellt werden, ohne die Bedienung der Software kompliziert zu machen.

Mit einem Klick auf den Button können Sie sich für einen kostenlosen Test unserer Web Conferencing Software anmelden. Bei Registrierung legen Sie einen Benutzernamen und ein Passwort fest und erhalten daraufhin einen Download-Link per E-Mail zugeschickt. Nach weniger als 2 Minuten können Sie bereits Ihre erste Online-Konferenz mit BeamYourScreen durchführen.

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